L’esperienza di KBT nell’ambito della digitalizzazione delle pratiche Edilizie ci consente di essere presenti oggi, come partner qualificato ed affidabile presso numerosi Comuni e aziende.

Servizi di Dematerializzazione

L’art. 22 comma 2 CAD garantisce la possibilità di digitalizzare i documenti mantenendo la validità della copia rispetto all’originale.

Noi di KBT aiutiamo le aziende ad affrontare il processo di digitalizzazione, eliminando il problema dello stoccaggio.

Integriamo la certificazione notarile per l’archiviazione sostitutiva, curiamo l’iter di certificazione e di conservazione digitale.

I vantaggi della digitalizzazione

La copia digitale del documento o della cartella clinica può essere distribuita in modo più rapido, economico ed efficace rispetto alla copia cartacea, eliminando inoltre il problema dello stoccaggio a magazzino.

L’archiviazione sostitutiva dei documenti e delle cartelle cliniche digitali consente, nel rispetto delle disposizioni previste dalla legge, di distruggere gli originali cartacei, previa creazione ed approvazione dei file digitali.

La digitalizzazione di KBT è possibile per qualunque tipo di documento.

Il Processo di Trasformazione Digitale

La dematerializzazione rappresenta un fondamentale processo di trasformazione digitale, attraverso il quale i documenti cartacei vengono convertiti in formati elettronici, consentendo un accesso più efficiente, una gestione ottimizzata e una condivisione rapida delle informazioni. Un elemento chiave in questo percorso di dematerializzazione è l'acquisizione dei metadati, una pratica fondamentale che consente di arricchire e organizzare i documenti digitali in modo intelligente.

I metadati sono informazioni descrittive associate ai documenti, offrendo dettagli sul loro contenuto, origine, stato e altre caratteristiche rilevanti. Questi dati aggiuntivi non solo facilitano la ricerca e l'indicizzazione, ma svolgono un ruolo cruciale nel contesto della dematerializzazione.

Il processo inizia con la digitalizzazione dei documenti cartacei, utilizzando scanner ad alta risoluzione per creare immagini digitali di alta qualità. Una volta che i documenti sono stati trasformati in formato elettronico, i metadati vengono acquisiti e associati ad ogni file. Questi metadati possono includere informazioni come il titolo del documento, l'autore, la data di creazione, le parole chiave, e altro ancora.

L'acquisizione accurata dei metadati è fondamentale per garantire un efficace sistema di gestione documentale. Un'organizzazione ben strutturata dei metadati consente un recupero rapido e preciso delle informazioni, migliorando notevolmente l'efficienza operativa. Ad esempio, un dipendente può recuperare velocemente un contratto specifico o una fattura attraverso una ricerca basata su parametri come il nome del cliente o la data di emissione.

Inoltre, i metadati svolgono un ruolo critico nel garantire la conformità normativa. Informazioni come la data di scadenza di un documento o lo stato di approvazione possono essere facilmente monitorate attraverso l'analisi dei metadati. Ciò contribuisce a ridurre il rischio di perdita di documenti importanti o di mancata conformità con le normative.

La dematerializzazione attraverso l'acquisizione dei metadati non è solo un passo verso la riduzione dell'impatto ambientale associato alla gestione di documenti cartacei, ma anche un balzo in avanti verso un ambiente aziendale più agile e digitalmente abilitato. La corretta implementazione di questo processo richiede non solo tecnologie all'avanguardia, ma anche una strategia organizzativa ben definita per massimizzare i vantaggi della dematerializzazione.

In conclusione, il processo di dematerializzazione, affiancato dall'acquisizione accurata dei metadati, rappresenta una tappa cruciale nella trasformazione digitale delle aziende. Questa evoluzione non solo migliora l'accesso e la gestione dei documenti, ma apre le porte a una nuova era di efficienza operativa e agilità aziendale.